Essa resolução, editada pelo Banco Central em setembro de 1998, obriga todo o sistema financeiro montar, durante 1999, sistemas de controles internos cobrindo todos os aspectos das empresas financeiras, com o objetivo central de reduzir seus riscos. Pede que tal montagem seja feita de uma maneira formal, através de um cronograma que exige que as estruturas que tornarão efetivos os controles estejam definidas até 31/1, que os procedimentos estejam especificados até 30/6 e que os sistemas estejam operativos até 31/12/99.

Recomendamos que cada empresa financeira comece por designar uma comissão destinada a estudar e implantar o novo sistema de controles internos. O papel dessa comissão é fazer um levantamento dos controles existentes para apurar quais são os pontos que precisam ser melhorados, complementados, manualizados, visto que todas empresas possuem controles. Trata-se pois de aperfeiçoa-los.

A comissão deve trabalhar de uma maneira formal. O Conselho de Administração ou a Diretoria devem aprovar os poderes para a comissão atuar através de uma de uma ata, a qual deverá dar tais poderes à mesma. Essa deve ser constituída por dois grupos, um primeiro que tenha representantes de todas as áreas, inclusive da jurídica, e um segundo grupo menor, que realmente irá colocar a mão na massa.

O diagnóstico deve permitir que a comissão elabore uma lista de quais são as áreas e processos que não estão adequadamente controlados e que precisam sofrer mudanças, simplificações, redistribuições. É essa listagem que permitirá atender o segundo prazo da resolução, o de 30 de junho, que pede sistemas de controles internos definidos e com procedimentos especificados. Nos projeto de sistemas será preciso incluir a especificação técnica dos que devam ser ou construídos ou alterados, se serão sistemas manuais ou informatizados e nesse caso quais as ligações eletrônicas que os mesmos terão que obedecer.

Feita essa relação, é preciso entrar nas tarefas do segundo semestre, as mais árduas do projeto. Nessa etapa trata-se de desenhar detalhes dos novos sistemas ou das mudanças pretendidas e operacionalizar tais detalhes, quer através de projetos de organização e métodos, quer através de projetos de programação de computadores. É possível que implantação de novos sistemas seja de tal magnitude que tenha que se estender além do prazo pedido pela resolução; então, será conveniente documentar, através de um cronograma bastante minucioso, quais são os prazos envolvidos nas mudanças.

A última etapa do projeto se refere a montagem de um eficiente sistema de comunicações, que se estenda desde o topo da empresa até seus escalões inferiores, disseminando o que a resolução chama de “cultura de controle”, ou seja, explicando com clareza para toda a organização quais são as funções essenciais que cada área ou cada departamento deve executar no que diz respeito a controles, medindo suas atividades, avaliando-as, comparando-as com os padrões especificados e corrigindo os desvios que forem observados. Esse processo de comunicação deve ter também uma vertente ascendente, ou seja, deverá ser possível que qualquer subordinado consiga se comunicar formalmente com seus superiores e em casos graves chegar diretamente ao topo da organização, à diretoria ou mesmo ao Conselho, relatando o que se sucede em sua área. Dessa maneira o espírito da resolução estará plenamente atendido.

A resolução exige a montagem de uma auditoria interna, que poderá ser terceirizada, desde que não seja feita pela mesma empresa de auditoria externa. Algumas instituições financeiras querem ter, além da auditoria interna, uma área de “compliance”, que de certa maneira duplicará a verificação dos controles. “Compliance significa conformidade em relação às leis e regulamentos externos e internos. Nós achamos que é melhor investir em sistemas de controles automatizados. É a nossa “Opinião”.